Bureaucratie in het digitale tijdperk: het surrealistische geval van DWFx

Bij een recente poging om een architectuurproject in te dienen, kwam een bevriende architect vast te zitten in een van die doolhoven die alleen de Portugese bureaucratie kan creëren. Hij wilde simpelweg een DWFx-bestand ondertekenen met de nieuwe Burgerpas. Resultaat? Missie onmogelijk.

DWFx is een digitaal formaat waarmee u technische tekeningen kunt bekijken zonder ze te bewerken, met behoud van een digitale handtekening die de authenticiteit ervan garandeert. Het werd verplicht voor het indienen van stedelijke projecten via Uitvoeringsbesluit nr. 113/2015, dat later werd ingetrokken door Uitvoeringsbesluit nr. 71-A/2024. Bijlage II vermeldt echter nog steeds DWFx, waardoor veel gemeenteraden de vereiste handhaven.

Tot zover gaat alles goed. Het probleem ontstaat wanneer de nieuwe Citizen Card, gelanceerd in juni 2024 met verbeterde beveiliging en in lijn met de Europese normen, niet langer compatibel is met het enige programma dat DWFx-bestanden kan ondertekenen: Autodesk's Design Review 2013. Ja, een versie uit 2013 – verouderd, niet meer leverbaar en zonder technische ondersteuning.

Het resultaat? Professionals met nieuwe kaarten, benodigde bestanden en verouderde software. Alles is in orde, behalve het essentiële: het werkt.

En dit gebeurt te midden van de woningcrisis, waar vertragingen in de vergunningverlening een directe impact hebben op de kosten en deadlines. Architecten en ingenieurs worden gehinderd door een technische fout die lijkt op een situatie waarin ze morgen maar weer terugkomen.

De oplossing? Wijzig de verordening en vervang DWFx door praktischere en robuustere formaten, zoals de digitaal ondertekende PDF – breed geaccepteerd en intuïtief in gebruik – of het ASiC-bestand, een soort digitaal ondertekende "zip" die integriteit en authenticiteit garandeert.

Het lijkt misschien een technisch detail, maar het heeft reële gevolgen. Elke dag die verloren gaat aan het proberen deze impasse te doorbreken, is een dag werk dat niet gedaan is. Vermenigvuldigd met honderden professionals vertaalt de impact zich in vertragingen bij het verkrijgen van vergunningen, extra kosten en veel verloren tijd tussen de koffies door.

Het is meer dan een softwareprobleem, het is een kwestie van logica: als de staat zelf een kaart aanbiedt die niet aan de eisen voldoet, is het misschien tijd om... de eisen te herzien.

Het klopt dat de overheid inspanningen heeft geleverd om processen te digitaliseren – en dat is positief. Maar er is een verschil tussen digitaliseren en het creëren van een digitaal doolhof. Wanneer professionals hun toevlucht moeten nemen tot forums, tutorials, YouTube-video's en hulplijnen om een project in te dienen, heeft het systeem misschien aandacht nodig. Of een hervorming.

Verschillende beroepsverenigingen hebben al gewaarschuwd voor deze situatie en concrete voorstellen gedaan om het probleem op te lossen. En stel je voor, de oplossingen werken. Maar zoals alles in Portugal vereist het veranderen van een regel meer dan gezond verstand: het vereist meningen, werkgroepen, vergaderingen en – natuurlijk – meer koffie.

Uiteindelijk is het punt simpel: iedereen die wil bouwen, moet dat kunnen doen zonder een expert te worden in digitale handtekeningen en bestandsformaten. Technologie moet er zijn om te helpen, niet om een project te laten uitmonden in een frustrerende oefening.

En als het doel is om de bouw te versnellen en de woningcrisis aan te pakken, is het misschien een goed idee om te beginnen met het niet nog moeilijker maken van zaken die al opgelost zouden moeten zijn – en het makkelijker te maken voor mensen die willen werken.