Kommentar: Scott Gillespie: KI bedeutet weniger Geschäftsreisen, aber höhere Einsätze

KI wird die Nachfrage nach Geschäftsreisen durch die Automatisierung bestimmter Meetings und den Wegfall von Bürojobs verringern. Kluge CFOs können diesen Rückgang jedoch in eine Chance verwandeln, so der Berater Scott Gillespie. Er plädiert für die Verwendung von Kennzahlen zur „marginalen Wertschöpfung“, um Unternehmen bei der Budgetoptimierung zu unterstützen, indem Ausgaben für Reisen mit geringem Wert vermieden werden .

KI wird die Nachfrage nach Geschäftsreisen reduzieren. Für CFOs besteht die Herausforderung darin, ihre Reisebudgets zu optimieren, wenn frühere Budgets keine verlässliche Orientierung mehr bieten.

Betrachtet man die Anwendungsfälle für KI im Geschäftsreisebereich genauer, so ergeben sich zahlreiche positive Aspekte: bessere Planung, einfachere Buchungen, mehr Personalisierung, schnelle und benutzerfreundliche Chatbots, kontaktlose Zahlungen und automatisch abgelegte Spesenabrechnungen. Wenn alles gut geht, werden sich diese reisezentrierten KI-Anwendungen ihren Platz in der Geschäftsreisebranche erobern.

Alles schön und gut, aber entschuldigen Sie mein Gähnen. Etwas zufriedenere Reisende und geringfügig niedrigere Servicekosten werden den strategischen Wert von Geschäftsreisen nicht verbessern.

Betrachten wir nun die umfassenderen Auswirkungen der KI auf die Geschäftsreisebranche. Das Bild wird aus zwei Gründen düsterer.

KI wird viele Büroaufgaben automatisieren, die derzeit persönliche Treffen rechtfertigen. Denken Sie an Informationsbeschaffung, Perspektivenaustausch, Synthese, Was-wäre-wenn-Untersuchung, Planung und Priorisierung. Was früher drei Meetings erforderte, wird dank KI-gestützter Recherche und Agenten in einem – oder gar keinem – erledigt.

Weniger persönliche Treffen bedeuten weniger gerechtfertigte Geschäftsreisen und zwangsläufig geringere Transaktionsvolumina für Reiseanbieter.

Die alternde US-Erwerbsbevölkerung dürfte in einem Szenario ohne Einwanderung bis 2050 um acht Prozent schrumpfen. Unternehmen wissen, dass eine höhere Produktivität – ein Vorzeichen für weniger Arbeitsplätze – unerlässlich ist, um mit einem kleineren Talentpool klarzukommen.

Es überrascht nicht, dass KI-Anwendungen und -Agenten entwickelt werden, um den Bedarf an Büroangestellten zu reduzieren. Die McKinsey-Analyse von 2023 zeigte, dass generative KI und verwandte Tools Tätigkeiten automatisieren könnten, die 60 bis 70 Prozent der Arbeitszeit von Mitarbeitern in Anspruch nehmen, wodurch eine erhebliche Anzahl von Bürojobs gefährdet wäre. Ford-CEO Jim Farley ging kürzlich noch weiter und prognostizierte , dass KI letztendlich die Hälfte aller Bürojobs in den USA ersetzen könnte.

Da die meisten nicht unbedingt notwendigen Geschäftsreisen von Angestellten unternommen werden, führt eine Verkleinerung dieses Talentpools durch KI-Agenten zu einer Verringerung der Nachfrage nach Geschäftsreisen.

Optimisten werden sagen, dass eine erfolgreiche, KI-gestützte Wirtschaft letztendlich die Nachfrage nach neuen Arten von Bürojobs steigern kann, um die durch den Jobhunger der KI verlorenen Stellen auszugleichen.

Vielleicht, aber es ist schwer vorstellbar, wie ein solches KI-getriebenes Wachstum an der Basis der Bürojobpyramide stattfinden kann.

KI wird zu einem erheblichen und wahrscheinlich unumkehrbaren Rückgang der Geschäftsreisen führen. Kurzsichtige CFOs könnten reflexartig Budgets kürzen und die KI-gesteuerte Reisereduzierung als Vorwand nutzen, um zu wenig in mehr Reisen zu investieren.

Für weitsichtige CFOs ist die Höhe des Reisebudgets jedoch nicht der richtige Maßstab. Die eigentliche Frage ist, ob weniger Reisen mehr Wert generieren können. Das ist das Dilemma: drastische Kürzungen der Reisebudgets oder aktives Management, um sicherzustellen, dass die verbleibenden Reisen überdurchschnittliche Erträge bringen.

Daher ist es unerlässlich, klar zwischen Reisen mit geringem und hohem Wert zu unterscheiden. Reisebewertungen vor der Reise sowie eine neue, CFO-zentrierte Reisemetrik sind die Instrumente, um unnötige Ausgaben zu vermeiden und gleichzeitig die Gewinne aus Reisebudgets zu schützen – und sogar zu steigern.

Das Handlungshandbuch des CFO ist unkompliziert: Optimieren Sie die Reisebudgets, indem Sie die Reiserichtlinien neu gestalten, um sicherzustellen, dass jede genehmigte Reise die Wirkung des Reisebudgets maximiert und gleichzeitig die finanziellen und CO2-Beschränkungen des Unternehmens einhält.

Der Schlüssel zur Optimierung des Reisebudgets liegt darin, jeder geplanten Reise einen Dollarwert zuzuordnen, beispielsweise den Grenznutzen (GVA). Wenn Sie das tun, werden Reisen mit geringem Wert schnell auffallen.

Der MVA einer Reise wird ermittelt, indem die erwarteten Kosten der Reise von der Kostengrenze abgezogen werden. Die Kostengrenze der Reise ist die Antwort auf die Frage: „Wie viel darf diese Reise maximal kosten, um noch genehmigt zu werden?“ Reisen mit geringem Wert sind Reisen mit einem MVA von weniger als 1.000 US-Dollar.

In Zukunft wird KI den Bedarf an kostspieligen und zeitaufwändigen Meetings und Konferenzen rigoros bewerten. Glücklicherweise lassen sich Reisebudgets heute auch ohne KI optimieren.

TClaras erste MVA-Optimierungsmodelle zeigen das Potenzial, Reisebudgets um ein Drittel zu reduzieren, Emissionen zu halbieren und drei Viertel der Reisen mit geringem Wert zu vermeiden. Vor allem aber führte das optimierte Reisebudget zu einem leicht höheren Gesamt-MVA. Das bedeutet weniger Ausgaben, weniger Emissionen und mehr Mehrwert – und Schluss mit dem Gähnen.

Kurzsichtige CFOs werden versucht sein, diese beeindruckenden Einsparungen auf die Bank zu bringen und nicht in zusätzliche Reisen zu investieren. Weitsichtige CFOs werden die MVA-Kennzahl nutzen, um wertvollere Geschäftsziele zu erreichen, indem sie Reisebudgets strategisch reinvestieren und umverteilen.

KI wird Geschäftsreisen nicht ausweiten, sondern reduzieren. Die Herausforderung für CFOs und Travel Manager besteht darin, die Kürzungen willkürlich zuzulassen oder sie in ein Programm hochwertigerer, klimafreundlicherer Reisen zu integrieren, die sich lohnen.

Das Rennen um die wirkliche Optimierung der Geschäftsreisebudgets beginnt jetzt.

Dieser Kommentar wurde in Zusammenarbeit mit dem aus Reisemanagern bestehenden Redaktionsausschuss von The Company Dime erstellt.