IA em viagens corporativas: encontrando o ajuste e o equilíbrio certos

Este conteúdo patrocinado foi criado em colaboração com um parceiro da Skift.

“O único movimento errado é não fazer movimento algum”, concluíram a Skift Research e a McKinsey & Company em seu relatório conjunto de 2023 sobre como “os avanços na inteligência artificial (IA)… estão preparando o cenário para que as empresas de viagens repensem como interagem com os clientes, desenvolvem produtos e serviços e gerenciam as operações”.

De acordo com a Pesquisa Global McKinsey sobre IA de 2024 , a adoção da IA ​​está aumentando em todos os setores do mundo. Tendo oscilado em torno de 50% por alguns anos, a adoção da tecnologia de IA agora está em 72% globalmente. A IA significa " tornar-se mais inteligente, mais rápido e mais responsivo ", escreveu Janet Lam, especialista em soluções de IA, em uma coluna recente na Forbes. E, como um veículo potente de alta velocidade, os usuários precisam aprender a operar a IA e traçar um roteiro claro antes de acelerar.

Em sintonia com essas tendências, os gerentes de viagens corporativas estão fazendo mudanças organizacionais na IA — mas serão essas as mudanças certas?

A Skift conversou com Tory Passons, vice-presidente sênior e chefe de produtos TravelBank e parcerias de pagamento corporativo do US Bank, para avaliar as vantagens e benefícios em comparação com os limites e desvantagens da IA ​​em viagens corporativas.

Para começar, Passons acredita que a proposta de valor da IA ​​inclui benefícios óbvios e fáceis de serem alcançados, como personalização e otimização da experiência de reserva.

“Especialmente para viajantes corporativos, a capacidade da IA ​​de aprender com seus comportamentos e preferências de reserva, incluindo onde, como, quando e por que eles vão a determinados lugares, facilita todo o processo”, disse Passons. “O aprendizado baseado em padrões da IA ​​também facilita a obtenção ou concessão de aprovações, seja automaticamente ou encaminhando-as a um tomador de decisão, gerando estimativas de custo razoáveis ​​com base em atividades anteriores.”

Isso economiza tempo e dinheiro, o que beneficia os gestores de viagens e finanças, e alivia o estresse do processo, o que beneficia o viajante. Passons acrescentou que "remover o atrito é uma grande vantagem da IA".

Passons recomendou começar devagar e depois fazer uma pausa para desenvolver um senso claro de direção antes de acelerar para uma marcha alta.

Faça perguntas simples, mas importantes:

• Por que você quer IA em primeiro lugar?
• Onde a IA se encaixa melhor no fluxo de trabalho da sua empresa, ou não?
• Você quer ser o primeiro a comercializar?
• Você é um seguidor rápido? Ou é mais lento e espera para ver?
• Você leva a sério a inovação ou usa a IA pela inovação?

Alinhar a IA à cultura da empresa faz parte do processo de refinamento que acompanha todas as novas tecnologias, mas sem um processo bem pensado, os obstáculos são inevitáveis. Sem o devido refinamento, as ferramentas de IA podem ser muito rígidas ou confusas, desalinhadas com os fluxos de trabalho existentes ou podem superar as capacidades internas ou o suporte de parceiros externos. Tais desafios causam frustração e atrito para os usuários.

“Trate a IA como uma jornada transformadora mapeada para a personalidade da sua organização e o que você deseja realizar”, disse Passons.

Passons está muito animado com o que a análise de dados orientada por IA pode fazer pelas viagens corporativas.

“A eficácia da IA ​​se baseia na qualidade e na disponibilidade dos seus dados”, disse ele. “Se você tiver os dados na ponta dos dedos, a IA faz o que sabe fazer de melhor: analisar profundamente todos esses dados para apoiar e gerenciar a experiência de viagem de forma ativa e holística.”

Por exemplo, usando IA, viajantes corporativos podem descrever seu itinerário, incluindo destinos, datas e propósito comercial. Após verificar o calendário e o histórico de viagens do funcionário, o sistema pode facilmente encaminhar o plano para orçamento e aprovação.

Durante a viagem, o suporte em trânsito pode incluir alertas de interrupção em tempo real com suporte de IA e sugestões de remarcação, além do gerenciamento de relatórios de despesas e conformidade em tempo real. Digamos que a conta de um jantar exceda a política — a IA solicitará o recibo.

Essa capacidade de sinalizar e incentivar o cumprimento das políticas em tempo real é uma melhoria crucial, talvez a mais fácil de alcançar. "Essa é uma grande mudança, considerando as tensões e os desafios políticos na maioria das empresas", disse Passons. "A IA esclarece a confusão e reforça o cumprimento, garantindo que todas as reservas estejam em conformidade com as políticas."

Como as políticas de viagens corporativas são exclusivas de cada empresa, elas são fáceis de acessar. O uso de IA para comunicá-las aos funcionários em tempo real permite que as empresas as atualizem dinamicamente, sem precisar enviar comunicados manuais em massa sobre os menores ajustes.

Os insights de dados cultivados a partir dessas ações automatizadas também capacitam os gerentes a fazer muito mais, desde obter mais poder de negociação com fornecedores e mais controle sobre as previsões até sinalizar automaticamente padrões de gastos incomuns, sugerir áreas para economia de custos e realizar análises preditivas.

“A IA agiliza e facilita simultaneamente o processo para o viajante e o gestor, proporcionando a ambos a melhor experiência possível”, disse Passons. “Isso é particularmente verdadeiro para gestores de viagens e finanças. A IA não está automatizando o trabalho deles, mas usando a automação para torná-los infinitamente mais fáceis, como eliminar a rotina habitual de consultar relatórios de despesas e descobrir quem gastou quanto em quê no final de cada mês.”

O atendimento aos funcionários é outro uso popular da IA ​​em viagens corporativas. Chatbots de IA podem responder com eficácia a perguntas comuns de "como fazer", esclarecer políticas, verificar o status de voos e ajudar os viajantes com informações básicas e suporte. O chatbot de IA conversacional é uma combinação interessante que funciona como um assistente virtual.

No entanto, os chatbots têm limitações, o que torna essencial preservar o elemento humano nos serviços de viagens corporativas.

“Viajar sempre será uma experiência altamente pessoal que a tecnologia por si só não pode — e não deve — proporcionar”, disse Passons. “Quanto mais complexa a situação da viagem, como uma delegação empresarial a caminho de uma reunião tendo que remarcar repentinamente uma viagem com várias etapas, menos eficaz será o chatbot e maior será o atrito.”

Isso poderia mudar à medida que a IA continua a evoluir e melhorar?

Tema de um podcast recente do Skift , a IA Agente está ganhando destaque como uma forma avançada de IA autônoma, capaz de pensar, adaptar-se e operar com pouca ou nenhuma supervisão humana. Como o Skift explorou em seu relatório State of Travel 2025 , o ritmo da tecnologia é implacável. O aprendizado de máquina já foi o padrão ouro para a IA. Agora, é apenas uma aposta segura. A IA generativa está superando a IA preditiva. Modelos de Linguagem Ampla (LLMs) que usam princípios de redes neurais para entender a linguagem humana estão se expandindo. Um futuro mais agente é inevitável.

Em última análise, Passons não prevê que a IA substitua o elemento humano. "O que a IA fará", disse ele, "é nos tornar mais produtivos em nossos empregos, removendo atrito, tensão e outras restrições tradicionais, ao mesmo tempo em que melhora e aprimora as viagens em geral. Deixe que o ajuste e o equilíbrio sejam seus guias."

A IA está destinada a turbinar a eficiência e a produtividade em viagens corporativas, tornando a experiência geral muito mais fácil e agradável para viajantes e gerentes de finanças e viagens corporativas. Como acontece com todas as novas tecnologias, porém, é importante que as empresas atenuem o brilho do seu brilhantismo e tenham uma visão clara de por que, quando, onde e como implementarão a IA em suas organizações.

Veja como um CEO da área de viagens está priorizando cuidadosamente o atendimento ao cliente juntamente com a inovação tecnológica: https://travelbank.com/blog/travel-tips/customer-service-matters

Este conteúdo foi criado em colaboração pelo TravelBank e pelo estúdio de conteúdo de marca da Skift, SkiftX .