Não se desfaça desses documentos tão cedo. Verifique quando você pode jogá-los fora.

A exclusão descuidada de documentos importantes pode resultar em problemas com escritórios, bancos ou seguradoras. Portanto, vale a pena saber quais documentos devem ser mantidos para sempre e quais podem ser excluídos após um período específico.

O armazenamento de documentos é importante para a gestão de questões oficiais e financeiras. Muitas pessoas têm dificuldade em determinar quais documentos devem ser guardados e quais podem ser descartados com segurança. Enquanto recibos de compras do dia a dia podem ser jogados fora quase imediatamente, contratos ou documentos fiscais exigem armazenamento por um determinado período.

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As regras detalhadas para o armazenamento de documentos estão especificadas na Lei (Diário Oficial de 2006, nº 97, item 673) de 14 de julho de 1983 sobre recursos e arquivos arquivísticos nacionais.

Alguns documentos são difíceis de recriar, e sua ausência pode causar complicações ao lidar com questões oficiais e financeiras. Vale a pena guardá-los para sempre para evitar problemas de acesso a informações importantes.

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Esses documentos incluem:

• certidões de nascimento e certidões de casamento
• livros de seguros
• certificados de emprego
• apólices de seguro de vida
• certificados de conclusão de curso, diplomas e certificados de curso
• documentos relacionados à habitação cooperativa (especialmente aqueles relativos à alocação)

Nem todos os documentos precisam ser guardados indefinidamente. Contratos e faturas podem ser excluídos com segurança após um período específico, quando não forem mais necessários para fins legais e de cobrança. Entre eles estão:

• contratos de crédito, contratos de assinatura (telefone, internet, televisão) e contratos de arrendamento - até ao fim do contrato e liquidação de todas as responsabilidades
• confirmação do pagamento da apólice de seguro - 3 anos a partir do término do período de cobertura
• contratos para trabalho específico - 2 anos a partir do fim da cooperação
• documentos fiscais - 5 anos a partir do final do ano fiscal
• confirmação de pagamentos de aluguel, luz, telefone, internet - 3 anos
• comprovante de venda do veículo - 3 anos após a transação
• documentos submetidos à ZUS - 10 anos (se submetidos antes de 2012), 5 anos (se submetidos depois de 2012)
• cartões de garantia - até o término do período de garantia

Documentos que contenham informações pessoais ou confidenciais não devem ser jogados no lixo integralmente. Para evitar o risco de roubo de identidade, eles devem ser descartados de forma adequada. A solução mais segura é usar uma trituradora de papel , cortá-los com uma tesoura ou queimá-los.

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Empresas profissionais de destruição de documentos oferecem serviços que estão em conformidade com os regulamentos GDPR e com os padrões de reciclagem e proteção ambiental.

No caso de arquivos eletrônicos, simplesmente excluí-los de um disco não garante que os dados serão removidos permanentemente . Existem programas especializados que permitem excluir arquivos completamente, impossibilitando sua recuperação.