Artículo de opinión: Scott Gillespie afirma que la IA implica menos viajes de negocios y mayores riesgos.

La IA está lista para reducir la demanda de viajes de negocios al automatizar ciertas reuniones y eliminar los empleos administrativos, pero los directores financieros inteligentes pueden convertir la compresión en oportunidad, según el consultor Scott Gillespie. Gillespie aboga por el uso de métricas de "valor añadido marginal" para ayudar a las empresas a optimizar presupuestos evitando gastos en viajes de bajo valor .

La IA reducirá la demanda de viajes de negocios. Para los directores financieros, el reto será optimizar sus presupuestos de viajes cuando los presupuestos anteriores ya no sean una guía fiable.

Si analizamos los casos de uso de la IA en viajes de negocios, observamos numerosos puntos positivos: mejor planificación, reservas más sencillas, mayor personalización, chatbots rápidos y fáciles de usar, pagos sin contacto e informes de gastos automatizados. Si todo marcha bien, estas aplicaciones de IA centradas en viajes se ganarán su lugar en la industria de los viajes de negocios.

Muy bien, pero disculpen mi bostezo. Unos viajeros ligeramente más satisfechos y unos costes de servicio ligeramente más bajos no cambiarán el valor estratégico de los viajes de negocios.

Ahora, alejemos la mirada y consideremos el impacto más amplio de la IA en la industria de los viajes de negocios. El panorama se vuelve más sombrío por dos razones.

La IA automatizará muchas tareas administrativas que actualmente justifican reuniones presenciales. Piense en la recopilación de información, el intercambio de perspectivas, la síntesis, la exploración de hipótesis, la planificación y la priorización. Lo que antes requería tres reuniones se logrará en una, o ninguna, con investigación y agentes asistidos por IA.

Menos reuniones en persona significan menos viajes de negocios justificables e, inevitablemente, menores volúmenes de transacciones para los proveedores de viajes.

Se proyecta que la fuerza laboral estadounidense, que envejece, se reducirá un 8 % para 2050 en un escenario sin inmigración. Las empresas saben que una mayor productividad —es decir, menos empleos— será esencial para gestionar una reserva de talento más reducida.

Como era de esperar, las aplicaciones y agentes de IA se están diseñando para reducir la necesidad de empleados administrativos. El análisis de McKinsey de 2023 mostró que la IA generativa y las herramientas relacionadas podrían automatizar actividades que ocupan entre el 60 % y el 70 % del tiempo de los empleados, poniendo en riesgo un número significativo de empleos administrativos. El director ejecutivo de Ford, Jim Farley, fue más allá recientemente, al predecir que la IA podría llegar a reemplazar la mitad de todos los empleos administrativos en Estados Unidos.

Dado que la mayoría de los viajes de negocios no esenciales los realizan trabajadores administrativos, reducir este grupo de talentos con agentes de IA significa reducir la demanda de viajes de negocios.

Los optimistas dirán que una economía exitosa, infundida con inteligencia artificial, eventualmente puede aumentar la demanda de nuevos tipos de trabajos de cuello blanco para compensar aquellos perdidos por el apetito ávido de empleo de la inteligencia artificial.

Quizás, pero es difícil ver cómo un crecimiento impulsado por la IA puede ocurrir en la base de la pirámide de empleos de cuello blanco.

La IA provocará una reducción significativa y probablemente irreversible en los viajes de negocios. Los directores financieros miopes podrían recortar presupuestos por reflejo, utilizando la reducción de viajes impulsada por la IA como excusa para no invertir en más viajes.

Pero para los directores financieros con visión de futuro, el tamaño del presupuesto de viajes no es la métrica adecuada. La verdadera pregunta es si menos viajes pueden generar más valor . Ese es el dilema: imponer recortes drásticos a los presupuestos de viajes o gestionarlos activamente para garantizar que los viajes restantes generen retornos considerables.

Esto hace imperativo distinguir claramente entre viajes de bajo y alto valor. Las evaluaciones previas al viaje , junto con una nueva métrica de viajes centrada en el director financiero, se convierten en las herramientas para reducir el desperdicio, a la vez que protegen, e incluso amplifican, las ganancias derivadas de los presupuestos de viajes.

La estrategia del director financiero es sencilla: optimizar los presupuestos de viajes rediseñando las políticas de viajes para garantizar que cada viaje aprobado maximice el impacto del presupuesto de viajes y al mismo tiempo cumpla con las limitaciones financieras y de carbono de la empresa.

La clave para optimizar un presupuesto de viaje es asignar un valor monetario, como el valor marginal añadido (VAM), a cada posible viaje. Con esto, los viajes de bajo valor destacarán rápidamente.

El MVA de un viaje se calcula restando el costo esperado del viaje a su límite de costo de "línea roja". Este límite de costo de línea roja responde a la pregunta: "¿Cuál es el costo máximo que este viaje podría tener y aún así ser aprobado?". Los viajes de bajo valor se definen como aquellos con un MVA inferior a $1,000.

En el futuro, la IA evaluará rigurosamente la necesidad de reuniones y conferencias costosas y que requieren mucho tiempo. Afortunadamente, hoy en día es posible optimizar los presupuestos de viajes sin IA.

El modelado inicial de optimización del MVA de TClara muestra el potencial de reducir los presupuestos de viaje en un tercio, reducir las emisiones a la mitad y eliminar tres cuartas partes de los viajes de bajo valor. Y lo más importante, el presupuesto de viaje optimizado resultó en un MVA general ligeramente mayor. Por lo tanto, menos gasto, menos emisiones y más valor añadido, y se acabaron los bostezos.

Los directores financieros miopes se verán tentados a acumular estos impresionantes ahorros y no a reinvertirlos en más viajes. Los directores financieros con visión de futuro utilizarán la métrica del MVA para lograr objetivos de negocio más valiosos mediante la reinversión y reasignación estratégica de los presupuestos de viajes.

La IA no expandirá los viajes de negocios; los reducirá. El reto para los directores financieros y los gestores de viajes es si dejar que los recortes se produzcan aleatoriamente o aprovecharlos para un programa de viajes de mayor valor y con menor huella de carbono que demuestren su valor.

La carrera para optimizar verdaderamente los presupuestos de viajes de negocios comienza ahora.

Este artículo de opinión se creó en colaboración con el consejo editorial de gerentes de viajes de The Company Dime.