Facturación electrónica: recientes cambios tienen en jaque a las empresas

Con la entrada en vigor de la Resolución 000202 de 2025, desde la se puso el acelerador en la transformación digital del sistema tributario colombiano, mediante la implementación de una nueva base de datos unificada, que centraliza la información de contribuyentes y adquirientes, pero supone un salto técnico para el país, para el que muchos actores no están preparados y corren el riesgo de quedarse colgados.

Detrás del avance normativo, muchas empresas enfrentan un nuevo dilema y es ¿cómo adaptar sus sistemas y equipos de trabajo en un contexto donde los recursos, el tiempo y el conocimiento técnico no son iguales para todos?, dado que el tiempo corre y los controles de la autoridad tributaria vienen acompañados de requerimientos y sanciones.

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La nueva regulación establece que, al emitir documentos equivalentes electrónicos, la información del comprador deberá ser validada en línea mediante conexión entre la Dian y los proveedores tecnológicos autorizados, generando una exigencia que, aunque útil para depurar el ecosistema tributario, representa un cambio de fondo en la operatividad de miles de organizaciones.

Según Sovos Saphety, firma experta en facturación electrónica, los mayores retos se concentran en tres áreas, comenzando por la compatibilidad de sistemas, los riesgos de validación automática y la falta de lineamientos técnicos claros; al tiempo que advierten que el impacto no es uniforme y recae con mayor fuerza entre las pequeñas y medianas empresas (Pymes).

“Mientras algunas empresas ya operan con sistemas robustos de automatización y plataformas ERP, otras, especialmente las Pymes), aún dependen de procesos manuales que no solo consumen tiempo, sino que aumentan el margen de error. De hecho, a pesar de que más de 1,3 millones de compañías ya están habilitadas para emitir facturas electrónicas en Colombia, la brecha tecnológica sigue marcando el ritmo de la transición”, dice un reciente reporte sobre esta alerta.

En este sentido, Oscar Mauricio Moreno, CEO de F&M Technology – E-Bill, explica que “el acceso a tecnología es crucial para que las empresas puedan dejar atrás los procesos manuales que consumen tiempo y recursos”. Sin embargo, reconoce que muchas Pymes no cuentan ni con la infraestructura ni con el personal capacitado para adoptar soluciones de automatización que les permitan cumplir cabalmente con las nuevas exigencias de la Dian.

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Fuertes presiones

Este rezago operativo genera una presión adicional para los equipos internos, especialmente en áreas como contabilidad, tesorería o facturación, ya que ahora, además de emitir correctamente los documentos, deben asegurarse de que toda la información esté validada conforme a una base de datos centralizada que no permite errores y si los datos no coinciden con los registros oficiales, el sistema los rechazará automáticamente.

Acá se debe decir que para las grandes empresas, este reto se asume con el respaldo de plataformas integradas que permiten validar, contabilizar y conciliar facturas electrónicas de forma automatizada, pero para las Pymes, el escenario es más adverso, dado que enfrentan la doble tarea de adecuar su tecnología y formar a su personal en nuevos procedimientos sin sacrificar la operación diaria.

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Karoll Cuadros, gerente de Comercio Electrónico de Sovos Saphety, coincide en que el éxito dependerá de la capacidad de interpretación y ejecución técnica de las empresa y asegura que uno de los mayores riesgos actuales es la falta de claridad en los lineamientos de la Dian, porque “aunque la resolución establece algunos parámetros, muchas empresas todavía no tienen una guía clara sobre los campos obligatorios, el formato y la secuencia de los datos que deben reportar”.

Esta experta también sostiene que “a pesar de las dificultades, el nuevo sistema presenta ventajas innegables, como la reducción en los datos requeridos, ya que solo se exige el tipo y número de identificación del comprador, y un correo opcional, simplifica el proceso y refuerza la protección de datos personales, en línea con la Ley 1581 de 2012; mientras que a largo plazo, la automatización promete disminuir errores humanos, mejorar la precisión tributaria, reducir costos y agilizar el flujo de caja”.

No obstante, como advierten tanto Cuadros como Moreno, estos beneficios solo se alcanzarán si las empresas realizan un trabajo meticuloso en cuatro frentes críticos, entre los que destaca la revisión de la estructura de datos junto con el proveedor tecnológico para garantizar la alineación con los requisitos de la Dian.

“Segundo, ajustar los sistemas internos y ejecutar pruebas de validación antes del inicio formal. Tercero, capacitar al personal involucrado, para que pueda operar correctamente las nuevas herramientas. Y cuarto, establecer mecanismos de seguimiento y control para corregir errores antes de que deriven en sanciones”, acotó Óscar Mauricio Moreno.

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Desde F&M Technology – E-Bill señalan que los aliados tecnológicos tienen un papel crucial en esta transición, puesto que “no se trata solo de adaptar sistemas, sino de traducir requerimientos técnicos en acciones concretas que mejoren la competitividad empresarial” y resaltan que muchos deben apostar por soluciones basadas en inteligencia artificial y automatización, que permiten integrar la facturación electrónica con plataformas de pago y sistemas ERP, generando mayor eficiencia.

Así las cosas, ambas fuentes resaltaron que la Resolución 000202 no es una simple modificación administrativa, sino que representa un cambio estructural en la forma como las empresas colombianas interactúan con el sistema tributario y para algunas será una oportunidad de transformación; para otras, una carga operativa que exige inversión, decisión y velocidad, dejando claro que nadie puede darse el lujo de quedarse atrás.

“El impacto de la implementación de la facturación electrónica también presenta grandes oportunidades”, insiste Moreno, quien a su vez explica que “para que la implementación sea exitosa, es fundamental que las empresas, especialmente las Pymes, tengan acceso a soluciones tecnológicas adecuadas y sean capacitadas en su uso”.

En todo esto, lo que está en juego no es solo el cumplimiento de una norma, sino la capacidad de las organizaciones para adaptarse a una nueva lógica operativa basada en tecnología, precisión y validación en tiempo real, ya que la facturación electrónica en Colombia ha entrado en una nueva fase, y con ella, las empresas deberán decidir si ven el cambio como un obstáculo o como un catalizador de eficiencia y evolución.