Potenciador de la productividad: ¿Puedes realizar tu trabajo de tiempo completo en 6 horas?

La buena sensación de haber logrado mucho y además haber terminado las tareas antes de tiempo: eso es con lo que sueñan muchas personas, sobre todo en trabajos que implican conocimientos clásicos. La productividad es la palabra clave. Pero ¿es realmente posible realizar un trabajo a tiempo completo en menos horas de trabajo y así obtener descansos adicionales, por ejemplo? Si es así ¿cómo funciona?

1. Comprender la productividad

Cualquiera que quiera aumentar su productividad está básicamente en el camino correcto. Porque el deseo juega un papel esencial cuando se trata del trabajo productivo. "Creo que la base de todo es la motivación", afirma Sabine Rebholz, formadora en gestión del tiempo y autoorganización. Sin embargo, esto no significa que todos sólo puedan ser productivos en el trabajo de sus sueños. "En casi todo se puede encontrar algo motivador si te esfuerzas", está convencido Rebholz.

La motivación puede tener diferentes caras. Puede venir de dentro (intrínseco, relacionado con la tarea) o de fuera (extrínseco, por ejemplo a través del salario). "Si no estoy lo suficientemente tensa, por ejemplo porque el objetivo laboral no me interesa, eso es tan subóptimo como demasiada tensión", afirma Mariella Zippert. El psicólogo laboral de la Asociación Profesional de Psicólogos Alemanes trabaja, entre otras cosas, en el asesoramiento organizacional y en el desarrollo de equipos y liderazgo. Ella sabe que depende de la combinación adecuada de motivación y buenos factores laborales. Pero no sólo la voluntad, sino también la capacidad juega un papel importante.

Si le asignan tareas laborales que coincidan con sus puntos fuertes, esto le hará eficiente y productivo, afirma Sabine Rebholz. "Esto significa, por el contrario, que con los trabajadores cerebrales hay que mirar los resultados de su trabajo más que la duración de su presencia", afirma el coach. Los trabajadores intelectuales, también llamados trabajadores del conocimiento, son personas a quienes no se les paga por su trabajo físico y sus habilidades manuales, sino por la aplicación de sus conocimientos adquiridos.

2. Identifica las pérdidas de tiempo

"Las dos mayores causas de distracción son la propia distracción y la procrastinación", afirma Sabine Rebholz. Pero ¿qué es exactamente lo que nos distrae? Hay muchas respuestas a esta pregunta. Una de las cosas más comunes que Rebholz escucha en sus cursos: reuniones. Por eso dice que hay muchos problemas con la cultura de las reuniones. Hay demasiadas reuniones, demasiado improductivas y a veces completamente innecesarias.

El experto ve otros factores disruptivos como compañeros que chatean entre sí, correos electrónicos que inundan la bandeja de entrada o demasiadas herramientas informáticas que se utilizan como mensajeros y planificadores y cuyas funciones a menudo no se explican suficientemente a los empleados. "Mucha gente no sabe cómo afrontarlo y eso tiene un impacto negativo en la productividad", afirma Rebholz.

También es problemático: no hay prioridades o hay prioridades equivocadas. "A menudo hacemos primero las tareas sin importancia porque eso nos da un pequeño impulso de serotonina en lugar de concentrarnos en las cuestiones importantes", dice Rebholz.

Mariella Zippert menciona otras conocidas pérdidas de tiempo: las redes sociales y los teléfonos inteligentes. Pero los viajes demasiado largos, tanto física como psicológicamente, suelen ser un problema. Según el psicólogo, las largas distancias de viaje, los largos procesos de toma de decisiones y las responsabilidades poco claras inhiben la motivación de los empleados.

3. Agudiza tu enfoque interior

Si quieres ser más productivo lo mejor es empezar por ti mismo. "Lo primero que importa son tus propios estándares y tu enfoque interior", afirma Zippert. Ella aconseja establecer prioridades y objetivos para tus jornadas laborales y tener claras tus propias tareas. Esto también incluye distanciarse de temas de los que uno no es responsable.

Una estructura de tiempo fija puede proteger contra distracciones innecesarias. "Estructura tu jornada laboral, si es posible, en partes comunicativas y momentos tranquilos para trabajar con concentración. Para ello, deberías planificar franjas horarias que, idealmente, también sean visibles para los compañeros, por ejemplo, mediante un calendario compartido", aconseja Zippert.

Sabine Rebholz también recomienda centrarse primero en la propia actitud y en las opciones de acción, "para distinguir dónde tengo influencia y control, y dónde sólo tengo interés". ¿Hay una agenda para la próxima reunión? ¿Y realmente tengo que estar allí? "Uno puede tomar muchas cosas en sus propias manos y no tiene que esperar instrucciones de sus superiores", dice Rebholz.

4. Pruebe los potenciadores de la productividad

Hay muchos enfoques diferentes que pueden aumentar su productividad. Por ejemplo, el método "Cómete la rana", en el que las tareas impopulares se colocan al principio de la jornada laboral. "Te recomiendo que elijas un día a la semana en el que dediques una hora y media por la mañana a realizar estas tareas, tragándote la píldora amarga, por así decirlo", dice Rebholz.

Básicamente, es importante que haya tiempo para el trabajo concentrado, así como para el intercambio, la escalada y las crisis. Rebholz recomienda a las personas especialmente impulsivas trabajar con un reloj. "Pon una alarma para que suene durante unos 15 minutos. Bloquea todas las distracciones, como ventanas emergentes, banners o el teléfono, y concéntrate en un tema. Entonces comprobarás lo mucho que puedes hacer en poco tiempo".

Estas fases de concentración se pueden incorporar varias veces a lo largo del día. Debes asegurarte de que tus compañeros estén informados y no se conviertan en nuevos factores disruptivos. El entrenador también aconseja no saltar de un contexto a otro. "De lo contrario, aparecerán muchos agujeros improductivos".